NB! Only in Norwegian

Kjære foreldre,

Å sende en datter eller sønn på The Gathering kan føles litt usikkert. Det er et kjempestort dataparty med massevis av folk. Det dukker gjerne opp noen spørsmål: - Er det trygt der? Får de tak i mat? Hvordan er det med soving? Kan de dusje, og er det nok toaletter? Kan jeg få tak i dem hvis det kniper? Hva skjer hvis...?

Bare tanken på at de er der sammen med rundt 5.500 andre ungdommer kan virke både overveldende og litt skremmende noen ganger. Derfor har vi skrevet denne siden så dere kan få litt informasjon om hva som gjelder og hvordan ting foregår. Dere kan også ta kontakt med meg hvis det er noe dere lurer på. Vi som organiserer TG kan ikke gi noen personlig garanti for noen under arrangementet, men vi forsikrer at vi gjør vårt aller beste for at deltagerne skal ha en flott påskeferie og at de kommer hjem stuptrøtte, lykkelige og i ett stykke.

Vi har holdt på med dette arrangementet i 14 år nå, og har en stab på nesten 200 personer som kjemper for at alt skal fungere og at deltagerne skal være fornøyde. Mange av dem startet som deltagere en gang selv og har mye erfaring med å håndtere den utfordringen The Gathering er.

Hvor kan jeg finne informasjon?

Informasjon både til foreldrene og deltagerne er viktig, både før og under TG. Den viktigste informasjonskanalen vår er disse websidene som finnes på www.gathering.org. Vi anbefaler at du holder deg oppdatert der hele tiden. Under selve TG sender vi TV over nettet hele døgnet, så kanskje kan du se dine ungdommer på TG-TV på nettet?

Kan jeg komme i kontakt med arrangørene?

Du kan kontakte oss som sitter i ledelsen ved behov. Du finner telefonnummer som kan brukes under linken ’Contact’ på websidene våre. Spørsmål til meg som deltagerombud kan du sende til: deltagerombud@gathering.org

Er det noen aldersgrense for å være på TG?

Det er ikke satt noen aldersgrense for deltagere på TG, men vi anbefaler at de som er under 16 ikke kommer alene. Det er fint å være på TG sammen med søsken og venner som er over 16.

The Gathering har blitt pålagt av politiet å sørge for at alle deltagere under 15 år har en skriftlig tillatelse fra foresatte til å være med på TG. Vi vil lage et skjema dere kan laste ned og fylle ut med de nødvendige opplysningene. Dette skjemaet med underskrift må alle som er under 15 ha med seg når de kommer til TG. Mindreårige som ikke har skriftlig tillatelse er vi nødt til å avvise.

Det er dere som foreldre som kjenner deres barn best, og dere må bestemme om deres barn kan delta. Som arrangører har vi ikke mulighet til å følge opp at folk sover nok, at de spiser regelmessig, og sørger for hygiene osv. Derfor ber vi dere som er foreldre om å vurdere om ungdmmene klarer å ta vare på selv på disse områdene, eller om de skal være sammen med noen.

Kan ungdommene få sitte sammen med dem de kjenner?

Jada, venner og familiemedlemmer kan ordne så de får sitte sammen når man velger plass via billettsystemet. Datoen for når plassreserveringen starter finnes på websidene.

Kan dere hjelpe meg med å få kontakt med mine ungdommer på TG?

Vi anbefaler at du utstyrer han/henne med en mobiltelefon slik at du selv kan ta kontakt hvis du trenger det. Telefonene til oss som er arrangører er først og fremst for å få kontakt med oss angående saker relatert til arrangementet. Vi har ikke kapasitet til å formidle kontakt med deltagere annet enn i nødstilfeller. Som en sikkerhet ber vi deg om skrive ned nummeret på billetten(e), da blir det lettere for oss å finne folk.

Er det trygt på TG?

Ja, det er trygt! Vi har et godt samarbeid med politiet på Hamar, og de er også tilstede med patruljer både i og utenfor hallen. Brannstasjonen ligger i samme bygget som TG holder til, og alle installasjoner som gjøres på TG er godkjent av dem. TG har også et eget sikkerhetscrew som vokter innganger (vi slipper ikke inn folk uten billetter) og som hele tiden passer på det som skjer med tanke på sikkerhet. En del av dette Crewet er det vi kaller Medic. Vi har en førstehjelpsstasjon i hallen (tydelig market med stort Røde Kors-merke) der vi har utdannet helsepersonell, døgnet rundt.

Hva hvis utstyr blir ødelagt eller forsvinner?

Det tas med utstyr for mange kroner på TG. TG som arrangør har ansvarsforsikring, men denne dekker likevel ikke skader eller tap av utstyr som den enkelte deltageren har med seg. Det er veldig sjelden vi opplever at PCer har blitt borte, og de fleste materielle skader skyldes hendige uhell som f.eks at man velter brus over tastaturet sitt. De siste par årene har vi sett at det blir mer og mer løst utstyr det er lett å ta med seg. Man burde derfor være forsiktig med å la f.eks mobiltelefoner og kameraer ligge uten tilsyn. TG har ikke ansvar for skader som skjer på deltagernes utstyr under arrangementet. Forsikring av utstyr må hver enkelt ordne med sitt eget forsikringsselskap. Husk at reglene for hva som dekkes av tap og skader er forskjellige hos de ulike forsikringsselskapene.

La ikke lommebøker og mobiltelefoner ligge løst på plassene når det ikke er folk der! Alle tap og skader skal rapporteres til infodesken som også vil formidle kontakt med politi hvis nødvendig slik at det blir riktig i forhold til eventuelle diskusjoner med forsikringsselskap.

Hvordan er det med mat?

Det er to serveringssteder i bygningen. Disse følger de retningslinjene som gjelder for drift av offentlig servering. Vi pleier å ha inspeksjon fra Mattilsynet og helsemyndigheter under TG for å påse at maten håndteres riktig. Det finnes også flere restauranter og serveringssteder i Hamar som er åpne i påsken. Det er ikke noe problem med tilgang på mat på TG. En av grunnene til at vi ikke anbefaler at deltagere under 16 kommer alene er at vi ser at ikke alle spiser regelmessig nok til å holde koken i 5 dager.

Drikke?

Det selges ikke alkoholholdige drikker på TG. Vi har også nulltoleranse når det gjelder alkohol (og alle andre rusmidler), slik at en deltager som har eller bruker dette blir utvist uten videre. Man kan kjøpe brus og andre leskedrikker i hallen, og mange har ofte med seg store lass med egen drikke. Det er allikevel en ting til som vi ber dere snakke med ungdommene om. 5 dager med lite søvn på Cola går ikke. De må forstå nødvendigheten av å drikke vann. Vennligst hjelp oss med å få opp forbruket av drikkevann. Det er vannkraner mange steder i hallen.

Går det an å sove noe sted?

Vi har dedikerte soveområder på og under tribunene, men man må selv ta med noe å ligge på, f.eks ett liggeunderlag. Mange tar også med seg pute. Det kan bli hardt og kaldt å ligge på betong i lengden. Vi tillater ikke at folk sover mellom bordene eller at folk legger seg foran nødutganger. Dere som foreldre må snakke med ungdommene om hvor viktig det er å sove. Ingen kan være våken i 5 døgn. Vi legger opp programmet sånn at det er en periode hver natt der det ikke foregår noe særlig slik at man kan sove uten å glipp av noe.

Hvordan er det med toaletter og dusjer?

Vikingskipet er jo en idrettsarena, så det er massevis med toaletter og dusjer. Disse blir kontinuerlig vasket og etterfylt med såpe og papir. Deltagerne må ta med seg et håndkle og shampo for dusjen. Vi ber at dere snakker med ungdommene dine om noen enkle ting rundt hygiene. Ettersom det er mange personer veldig tett sammen over ganske lang tid er det viktig å vaske seg ofte på hendene. Håndvask etter å ha vært på toalettet er obligatorisk. Fortell dem også at de må vaske hender før de tar i mat, og om de deler en pizzaeske med kamerater så må alle vaske seg før de setter nevene i den. Et motiverende argument kan være at man faktisk er mer opplagt og derfor kan være oppe mer når man kjenner seg nydusjet og frisk.

Spesielle behov?

Vi er fleksible når det gjelder å finne løsninger for dem som har spesielle behov. Vi har lang erfaring med at deltagere på TG har forskjellige typer handicap og strekker oss langt for å tilrettelegge for dem. Ta kontakt med meg på deltagerombud@gathering.org så finner vi ut av det.

Noe annet?

Dette er 15. gangen som TG blir arrangert. Det har fungert bra tidligere og vi er overbevist om at det kommer til å fungere bra igjen. Hvis dere har muligheten til å stikke innom på Hamar for å se, så gjør det. Det er vanskelig å helt skjønne hva TG er uten å ha sett, hørt og lukta det. TG er et trygt arrangement, og om jeg hadde vært forelder, ville jeg ikke være mer bekymret for å ha ungdommer på TG enn om de var andre steder.

Hvis du vil snakke med meg om det som står her eller andre ting rundt TG, så er det bare å skrive til deltagerombud@gathering.org

Deltagerombud
Stian A. Bergum